Snakeware

Het Medisch Centrum Haaglanden heeft gekozen voor de Enterprise Content Management-oplossing van Snakeware, het CMS Enterprise platform. Dit systeem, in combinatie met twee, door Snakeware, ontworpen en geïmplementeerde sites en de gecentraliseerde aanpak, staan borg voor het grote succes van de websites.

De klant
Het Medisch Centrum Haaglanden is het topklinisch opleidingsziekenhuis van de Haagse regio met twee locaties: streekziekenhuis MCH Antoniushove in Leidschendam en MCH Westeinde in de veelzijdige binnenstad van Den Haag. Met ruim 2700 medewerkers en ruim 800 bedden is het MCH het grootste ziekenhuis in de regio en een grote werkgever in Zuid-Holland. Jaarlijks worden er ruim 22.000 mensen opgenomen en bezoeken meer dan 157.000 mensen een van de poliklinieken voor het eerst. Verder worden er per jaar meer dan 19.000 operaties uitgevoerd in het MCH.

Synopsis
Het Medisch Centrum Haaglanden heeft voor de website www.mchaaglanden.nl en www.werkenbijhetmch.nl gekozen voor de Enterprise Content Management oplossing van Snakeware, het CMS Enterprise platform. Dit systeem, in combinatie met twee, door Snakeware ontworpen en geïmplementeerde sites én de gecentraliseerde aanpak, staan borg voor het grote succes van de websites. Door een benadering in doelgroepen krijgen bezoekers snel de informatie die zij nodig hebben en scoren de sites optimaal door de consistente manier van het aanbieden van informatie.

Inleiding
Het projectteam van het MCH koos in 2003 voor de website het content management systeem (CMS) van Snakeware. Deze keuze was mede ingegeven door de positieve ervaringen die het Antonius Ziekenhuis in Sneek met dit systeem had. Het lag daarom voor de hand dat voor de bouw, beheer en onderhoud van de MCH website voor dezelfde oplossing werd gekozen. Temeer omdat met dit systeem aan de belangrijkste eisen kon worden voldaan, namelijk garantie van continuïteit en uniformiteit. Zo zorgt de structuur ervoor dat er nooit ‘kerstboom websites’ kunnen ontstaan. Bovendien bestuurt het systeem ook de workflow, wat bijvoorbeeld voorkomt dat er oude berichten in blijven staan.

Het MCH ging bij de ontwikkeling van de website niet over één nacht ijs. Na een voorbereidingstraject van meer dan één jaar ging de site op 26 augustus 2004 live. En niet zonder succes. De sites hebben meer dan 12.000 unieke bezoekers per maand, die maar liefst goed zijn voor 115.000 pageviews. De sites scoren maximaal op patiëntgerichtheid, vacatureaanbod en op de consistente manier van het aanbieden van informatie. Dat laatste is niet verwonderlijk, aangezien gekozen is voor een centrale webredactie en gebruik van het CMS Enterprise platform van Snakeware. De redactie bestaat uit Leila Taounza en Yindee van de Ven.

Benadering in doelgroepen
Kort gezegd is de doelstelling van de websites: het informeren van verschillende doelgroepen. Waarbij de belangrijkste doelgroep bestaat uit patiënten. Daarnaast zijn er bezoekers, professionals (zoals huisartsen en verzekeraars) en vacatures op de speciaal daarvoor ingericht vacaturewebsite. In Augustus 2005 kwamen er maandelijks zo’n 14.000 unieke bezoekers.

De informatiebehoefte per doelgroep verschilt aanzienlijk. En ook de manier waarop het MCH de bezoekers aanspreekt is voor iedere doelgroep anders. Vandaar dat ervoor gekozen is, dat wanneer de bezoekers een ingang kiezen, zij op een subhomepage terechtkomen. Vanaf deze pagina krijgen ze alleen nog informatie die voor hen relevant is. Een stuk over bijscholing van huisartsen is natuurlijk alleen zinnig voor de professionals. Deze aanpak betekent dat sommige berichten ook door verschillende doelgroepen worden benaderd. Dit komt bijvoorbeeld voor bij nieuwsberichten. In zo’n geval wordt het bericht één keer aangemaakt en worden in het CMS Enterprise platform verwijzingen aangebracht naar de verschillende plaatsen waar het bericht moet verschijnen.

Het MCH informeert de doelgroepen behalve via de website en de media ook met diverse brochures. Een deel van deze informatie staat ook op de websites. De teksten van de brochures zijn niet integraal op de websites geplaatst, maar deels herschreven. Teksten voor websites dienen nu eenmaal kort en krachtig te zijn.

Een bericht wordt één keer aangemaakt. In het CMS Enterprise platform worden verwijzingen aangebracht naar de verschillende plaatsen waar het bericht moet verschijnen.

Opbouw van de websites
De algemene MCH website heeft vooral een ‘naslagfunctie’. Zo zijn de teksten ook opgebouwd. Er wordt gewerkt met een netwerk van verschillende teksten die allemaal in het CMS Enterprise platform beschikbaar zijn. Vanaf verschillende pagina’s wordt gelinkt naar teksten die relevant kunnen zijn voor de gebruiker. De betrokken afdelingen leveren de informatie aan die nodig is voor de webteksten. Soms levert men ook kant-en-klare teksten aan en voert de webredactie alleen een (ingrijpende) redactieslag uit om ervoor te zorgen dat de tekst qua structuur en stijl aansluit bij de rest van de website. In alle gevallen gaat het eindresultaat altijd nog naar de betrokken afdeling voor een inhoudelijke controle. De vacature website heeft als doel actuele vacatures snel inzichtelijk te maken en het mogelijk te maken om online via een vaste procedures te solliciteren. De informatie die opgeslagen is in het CMS Enterprise platform is vervolgens heel eenvoudig te koppelen of toe te passen in andere software pakketten. Dit om een gestroomlijnde organisatie mogelijk te maken.

Structuur in de organisatie
De website wordt steeds uitgebreid. Omdat het vooral een informatieve website is, wijzigt er maar relatief weinig. Bij teksten waarvan bekent is dat die regelmatig moeten worden gewijzigd, geeft de webredactie in het CMS Enterprise platform een houdbaarheidsdatum mee. De webredactie krijgt dan vanzelf een seintje wanneer het zover is. Op dat moment kan de webredactie het bericht wijzigen of de verloopdatum bijstellen.

Voorbeelden van rubrieken van de MCH website die vaak moeten worden gewijzigd zijn de wachtlijsten, die wettelijk eens per maand moeten worden aangepast en de vacatures. Het MCH heeft het systeem zo ingericht dat degene die een tekst schrijft deze niet live kan zetten. Dat moet een ander doen, die de tekst altijd nog even kan doorlezen voordat deze gepubliceerd wordt. Verder is er natuurlijk het versiebeheer. Als laatste noemen wij de archivering. In principe houdt het CMS Enterprise platform bij wie wat doet met een document.

Tot slot
Een nuttige functionaliteit is het versturen van (nieuws)berichten naar abonnees. De bezoeker hoeft slechts een e-mailadres op te geven en de verzendlijst wordt volautomatisch opgebouwd. Deze functionaliteit kan onder meer gebruikt worden voor journalisten. Zij krijgen dan automatisch persberichten toegestuurd, zonder tussenkomst van iemand. Een vergelijkbare functionaliteit wordt aangeboden voor het versturen van actuele vacatures naar geabonneerde werkzoekenden.

Technische specificaties

Software:
• CMS Enterprise platform versie 5.6. Vanaf najaar 2005 maakt MCH gebruik van CMS Enterprise platform versie 6.0.
• Microsoft SQL Server database

Hardware:
• IBM Compatible Server
• MCH gebruikt een gecombineerde staging / live omgeving die deels draait via de servers van Snakeware en deels via het MCH zelf.

Looptijd project:
• 5 à 6 maanden

Websites